¿Qué es la rendición de cuentas?
La rendición de cuentas es la obligación de las entidades y servidores públicos de informar y explicar los avances y los resultados de su gestión, así como el avance en la garantía de derechos a los ciudadanos y sus organizaciones sociales, a través de espacios de diálogo público. (Ver Conpes 3654 de 2010 y Ley 1757 de 2015).
A la vez, la rendición de cuentas implica la capacidad y el derecho de la ciudadanía a pedir información, explicaciones y retroalimentar al gobierno, con evaluaciones y propuestas de mejora, o con incentivos para corregir la gestión, premiar o sancionar los resultados.
¿Qué beneficios obtienen las entidades al realizar sus procesos de rendición de cuentas?
Las entidades que ejercen la labor de rendir cuentas a la ciudadanía pueden ser percibidas como más transparentes y, con ello, aumentar sus niveles de credibilidad y confianza ciudadana, haciendo que se establezcan óptimos en la gestión y direccionamiento de las entidades tanto del orden nacional como las del orden territorial. De igual forma, se logra el mejoramiento continuo de la gestión pública con base en las propuestas y evaluaciones de los usuarios y grupos de interés directos.
¿Qué elementos conforman una Rendición de Cuentas?
La rendición de cuentas a los ciudadanos se fundamenta en tres (3) elementos básicos:
- Información de calidad y en lenguaje claro sobre los avances y resultados de la gestión pública, así como sobre derechos garantizados.
- Diálogo para explicar, escuchar y retroalimentar la gestión.
- Incentivos para la construcción de la cultura de servidores como una forma motivación de los servidores públicos y a los ciudadanos
¿Qué se entiende por el elemento «información»?
La rendición de cuentas se basa en divulgar información pública. Para ello las entidades deben generar datos y contenidos sobre la gestión, el resultado de ésta y el cumplimiento de sus metas misionales y las asociadas con el plan de desarrollo nacional, departamental o municipal, así como a la disponibilidad, exposición y difusión de datos, estadísticas o documentos por parte de las entidades públicas. Los datos y los contenidos deben cumplir el principio de calidad de la información para llegar a todos los grupos poblacionales y de interés.
¿Qué significa el elemento «diálogo»?
El diálogo en la rendición de cuentas se refiere a aquellas prácticas en que las entidades públicas, después de entregar información, dan explicaciones y justificaciones o responden las inquietudes de los ciudadanos frente a sus acciones y decisiones en espacios (bien sea presenciales-generales, segmentados o focalizados, virtuales por medio de nuevas tecnologías) donde se mantiene un contacto directo. Existe la posibilidad de interacción, pregunta-respuesta y aclaraciones sobre las expectativas mutuas de la relación.
¿Qué significado tiene el elemento «incentivos»?
Los incentivos se relacionan con los premios y sanciones que existen como consecuencia del ejercicio de rendición de cuentas. Por incentivos debemos entender aquellas acciones de las entidades públicas que refuerzan el comportamiento de servidores públicos y ciudadanos hacia el proceso de rendición de cuentas, llevando a cabo gestiones que contribuyan a la interiorización de la cultura de rendición de cuentas y la motivación de rendir cuentas por pate de los servidores públicos y de exigir cuentas por parte de la ciudadanía. Los incentivos estarán orientados a motivar y promover comportamientos institucionales para la cualificación de los procesos de rendición de cuentas mediante la capacitación, el acompañamiento y el reconocimiento de experiencias.
¿Cómo se estructura un proceso de rendición de cuentas?
La construcción y ejecución de la estrategia de rendición de cuentas se fundamenta en cuatro pasos:
- Análisis del estado de la rendición de cuentas de la entidad.
- Definición del objetivo de la estrategia y la selección de un conjunto de acciones puestas en un cronograma con las actividades de cada uno de los elementos que componen el proceso de RdC (información, diálogo e incentivos).
- Implementación de las acciones programadas.
- Evaluación interna y externa que debe realizarse a los procesos de rendición de cuentas y monitoreo.
¿Cómo se lleva a cabo el análisis del estado del proceso de rendición de cuentas?
Este paso consiste en un análisis interno que permita contar con los principales insumos para diseñar la estrategia de rendición de cuentas. Las acciones para realizar el análisis son las siguientes:
- Elaboración de diagnóstico
- Caracterización de ciudadanos y grupos de interés
- Identificación de necesidades de información de los actores
- Identificación de la capacidad operativa y la disponibilidad de recursos
¿En qué acciones se basa el diseño de la estrategia de rendición de cuentas?
- Establecimiento del objetivo, metas y seguimiento
- Selección de acciones para divulgar la información en lenguaje claro
- Selección de acciones para promover y realizar el diálogo
- Selección de acciones para generar incentivos.
¿Qué clase de acciones puede emprender una entidad para divulgar su gestión?
A manera de ejemplo, las entidades pueden realizar acciones como elaborar informes de gestión y de ejecución presupuestal, actualización del sitio virtual en internet que contiene información en un lenguaje comprensible en texto, imágenes, audio o video sobre la entidad; también se pueden elaborar publicaciones como documentos informativos que permitan comunicar algunas noticias, resultados de trabajos e investigaciones específicas, o la cotidianidad de la entidad.
Adicionalmente, se puede diseñar publicidad, a través de piezas comunicativas que se elaboran para dar a conocer temas de interés a la ciudadanía y para intentar fomentar el uso de los bienes y servicios que presta la entidad; el aprovechamiento de medios de comunicación masivos, en exteriores, en puntos de atención o en la web hacen parte de este espacio. De igual forma se debe promover el uso de redes sociales, canales multimedia, y datos abiertos sin procesar, en formatos estándar para facilitar su acceso y permitir su reutilización.
¿Qué tipo de encuentros puede establecer una entidad con el público?
Las entidades pueden programar diversos espacios de encuentro con metodologías de diálogo con la ciudadanía, tales como:
- Foro: es una reunión pública en la cual diversas organizaciones de la sociedad civil y entidades públicas deliberan e intercambian ideas y opiniones, para evaluar el cumplimiento de las políticas, planes, programas o proyectos de alguna entidad o sector.
- Feria de la gestión, feria de la transparencia o expo gestión: es un acto público organizado por la entidad, se puede realizar en uno o varios días, al que pueden asistir ciudadanos y entidades libremente. En este espacio, a modo de feria, se exponen cada uno de los componentes de la gestión de las entidades.
- Audiencia pública participativa: es un evento público entre ciudadanos, organizaciones y servidores públicos en donde se evalúa la gestión gubernamental en el cumplimiento de las responsabilidades políticas y los planes ejecutados en un periodo determinado; estas audiencias se realizan con el fin de garantizar los derechos ciudadanos.
- Grupo focal: es una agrupación de personas con diferente formación académica y profesional, pero que comparten algún tema en común, frente al que presentan diferentes percepciones. Las reuniones con grupos focales se realizan a través de talleres de discusión e intercambio de opiniones en torno a un mismo objetivo.
- Reunión zonal: es el encuentro de actores o ciudadanos que tienen un interés particular a partir de un territorio específico. Estas reuniones se recomienda realizarlas en los lugares donde se ha establecido el interés común de los actores.
- Mesa de trabajo temática: a diferencia del foro, donde hay deliberación a partir de una temática, este espacio se relaciona con la posibilidad de establecer una metodología de taller colaborativo donde al final de la jornada se obtiene un producto que deberá ser tenido en cuenta por la entidad en su gestión.
- Encuentros regionales: estos espacios tienen un alcance mayor que las reuniones zonales, aunque mantienen el mismo espíritu. Se trata entonces de establecer una agenda de discusión mucho más amplia que involucre actores de un territorio que sea considerado una región.
- Asambleas comunitarias: son unos espacios organizativos de representantes de familias que viven en una comunidad donde se promueven la gestión, el trabajo y el desarrollo comunitario. Sus agendas, parecidas a las de las reuniones zonales por la especificidad de sus intereses, tienen en cuenta el bienestar de toda la comunidad directamente afectada por la gestión y los resultados de la misma.
- Observatorios ciudadanos: son espacios creados desde entidades de carácter técnico, intersectorial y multidisciplinario, conformados en constante interacción con ciudadanos y organizaciones con el objetivo de realizar seguimiento, monitoreo y evaluación a determinadas políticas o entidades a través de instrumentos propios, por lo general tienen un carácter permanente. Consejos o espacios formales de participación ciudadana: son todos aquellos espacios de participación ciudadana creados a partir de normas e instituciones formales que han abierto la posibilidad de participación y establecimiento de diálogo directo entre las entidades y los ciudadanos que los conforman. Por lo general son de carácter temático y estable a lo largo del tiempo.
- Entrevistas con los actores: este espacio da la posibilidad de establecer una relación directa con unos pocos ciudadanos interesados en conocer unos temas específicos, se debe implementar una vez haya preguntas concretas para poder instaurar el diálogo sobre un tema en particular. Su aprovechamiento se obtendrá de la posibilidad de maximización del tiempo de los dialogantes a partir del conocimiento previo por las partes del cuestionario elaborado para tal fin.
- Defensor del ciudadano: es aquella figura o persona a la que el ciudadano puede acudir para plantear, sin previa cita, un tema sobre el cual se quiere quejar o sobre el cual quiere conocer más. Esta figura podrá acompañarse de una estrategia de visibilidad de su trabajo.
¿Qué registros debe tener una entidad de su actividad de rendición de cuentas?
Los resultados de todas las acciones deben ser registrados en un documento memoria, publicados y divulgados para conocimiento de la ciudadanía. El conjunto de documentos con los resultados de las acciones de rendición de cuentas, se constituirá en el documento de evaluación de la estrategia del proceso de rendición de cuentas de la entidad. Esta evaluación quedará consignada en un texto final que debe ser divulgado a los actores identificados y a la ciudadanía en general, lo que se constituirá en la última acción de la estrategia para la vigencia.
Este documento debe ser publicado en el mes de diciembre de cada año, al final de la vigencia, y debe publicarse en la página web de la entidad. En este aparte de evaluación, también se debe tener en cuenta que a partir de los acuerdos, propuestas y evaluaciones que resulten de las acciones del proceso de RdC de la entidad, esta debe elaborar un plan de mejoramiento institucional y divulgarlo entre los participantes. Así los procesos de rendición de cuentas ante la ciudadanía deben generar resultados visibles, tanto para las entidades públicas como para los ciudadanos. Para ello las evaluaciones efectuadas en los espacios de diálogo y durante todo el proceso se constituyen en un insumo para retroalimentar la gestión y mejorarla.
